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幹事も楽しめる!パーティー当日のケータリングの流れとは?

公開日:2020/06/01  最終更新日:2020/06/03

通常、パーティーなどの幹事は進行に追われて楽しむ時間がなかったりしますが、関西のケータリング会社へ依頼すれば、料理の提供や司会、後片付けなども行ってくれるため自由な時間を取ることが可能です。ここでは依頼したときの当日の主な流れや、依頼する前までの流れなども紹介します。

関西のケータリングに依頼したときの主な流れ

関西のケータリング会社へ依頼するときは、まず事前にパーティーなどの日時、場所、人数、予算などを明確にしておき、それを電話や問い合わせフォームから相談すると、担当スタッフから見積もりを出してもらえます。このときに要望にあったプランなども提案してくれるため、この時点でやりたいことがあればそれを伝えておくとよいでしょう。要望次第で、専門のスタッフが指定場所へ打ち合わせに来てくれます。

人数、プランなど最終確認を連絡すると契約書類が送付され、契約書を確認して内容に納得したら確定です。変更がある場合でも早めに連絡すれば対応してくれます。パーティーの当日まで幹事をサポートしてくれるので心配はありません。

当日の主な流れは、まず納品場所へ到着すると幹事へ連絡があり、それから搬入作業になります。会場内のレイアウトを確認してから、当日のスケジュールをヒアリングしてテーブルセッティングなど空間演出の準備をします。

パーティーが始まったら、乾杯や料理の準備などはすべてケータリング会社が行ってくれるので、依頼者は何もする必要はありません。イベントが終わったら締めの挨拶があり閉宴となり、後片付けも全て会社がしてくれます。セッティング前の状態へレイアウトを戻してくれ、ごみなども全て持ち帰ってくれるので、こちらがする手間もかかりません。現金支払いの場合、片付け後に支払いがあります。

デリバリーとは大きな違いがある

関西でケータリングを依頼するときに、よく迷うのがデリバリーとの違いです。デリバリーとは調理された料理を指定された場所へ届けるサービスのことで、使い捨ての皿に盛られていて、とりわけ用の紙の皿やおしぼり、割りばしなどがサービスで付いているのが一般的です。配達だけなので会場準備や料理の設置、後片付けなどはすべて幹事やゲストが行う必要があります。

ケータリングでは、料理を指定された場所へ届けてから、固形燃料や湯煎などを用いて温かい状態で提供してくれます。提供以外には、テーブルのコーディネイトなどの会場設置、撤収まで全てスタッフが行うので、幹事やゲストが準備や後片付けをする手間がありません。シェフなどが常駐し目の前で料理をしてくれるサービスもあります。

場面にあったプランを選ぶだけで、準備から後片付けまで全て任せられるのが魅力です。食事の準備やテーブルの設置、会場の装飾、照明、片付けに掃除までいろいろなサービスがあるので、準備などに時間を取られることなく仕事を全うできます。装飾もゲストの年齢層や参加目的に合わせられるため、会議室なども素敵な会場へと変えられます。

幹事は進行、ゲストの様子、会場の雰囲気に気を配る必要があり、食事の進み具合や空いた皿などの様子までは気が付きにくいものです。ケータリングは会場にスタッフが常駐し、パーティーでの配膳やおもてなしなどに配慮をしてくれます。

関西のケータリング会社の選び方

ケータリングを依頼する前には、ゲストに満足してもらうために計画を立てて準備をしておくことが重要です。参加者全員が参加可能な日程が望ましいですが、それは難しいため、会社の繁忙日や幹事が出席できない日は避け、社長や上司なども出席できる日を数日、候補として挙げていきます。

忘年会や新年会などで余興を予定しているときは、料理代だけが予算とは限らず、記念品、ゲーム、景品、会場費など、必要経費をリスト化してから予算を決めます。 人数を決めるときに便利なのはメールです。参加については1週間程度の回答期限を設けてから、回答を他の人も確認できるようにします。

ケータリングを利用するとき人数の連絡は必須です。回答期限を設ければ幹事は締め切りが近いのでと催促もしやすくなります。ゲストの出欠を一覧で共有することで、ゲスト同士で知らせあうことも可能です。

会場は人数やパーティー内容によって選ぶことが重要で、利便性も必要です。ケータリング会社だと会議室を会場へ変えることも可能で、仕事が終わってから外に出ないで始められるので参加者が減る心配もありません。

ゲストの満足度に影響するのが料理で、第一印象で見た目が華やかであることが重要です。また、とりわけがしやすくて気軽に食べられるもの、食べやすいことも大事で、女性が多いならデザートを充実させる、アルコールを飲む人が多い場合はお酒の種類を増やすなどの工夫も欠かせません。

 

関西のケータリング会社に依頼すれば、幹事は本来の仕事だけに専念でき、会場の料理などに関しては全て任せることが可能です。日程・予算・人数などを決めて相談し、何より成功のためには参加されるゲストへの配慮が最も大切です。

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