ケータリングの注文方法を解説！やっておくべき事前準備とは？

関西でイベントなどの幹事を任されてしまい、初めてケータリングを利用するときにどのように注文すればよいのかかなり迷うものです。行う催しによって最適なものも異なり、それぞれ予算に応じてプランなども用意されていて、金額なども違ってきます。ここでは事前準備や注文方法など、やっておくべきことについて紹介します。

ケータリングとオードブルの違いについて

関西のイベントや二次会などでケータリングを利用するときに、オードブルと何が違うのかわからない方も多いかもしれません。

ケータリングは料理や提供の仕方、ドリンクの種類、空間演出など要望を聞いてから予算に合わせてコーディネートを行ってくれます。配膳やドリンクを注ぐなどのサービスも付いていて、会社の会議室などもレストランなどの空間に見せてから、レストラン以上の料理を提供することも出来ます。

温かい料理は温かい状態で、冷たい料理は冷たく提供してくれ、その場での寿司を握ったり、ローストビーフを切り分けたりなどパフォーマンスも付いているプランもあるのが魅力です。 テーブルのクロスや飾りつけなどイベントのコンセプトにあった装飾や、陶器の皿や銀のカトラリーなどレストランと変わらない品質も実現可能で、事前準備からサーブ、撤収まで全てサービススタッフが運営をするので、依頼する側は催事の運営だけに専念することが可能です。

一方オードブルデリバリーは、使い捨ての簡易プレートへ盛り付けた料理を届けるスタイルで、配膳・サービス・装飾などは不要だがパーティー料理だけはプロに任せたいときに便利です。関西でケータリングを利用した時と比べて低価格で利用出来て、納会や会社の会合などでも注文出来て、居酒屋料理やジュエルフードなど色々なニーズに応えてくれます。

誕生日会や花火、ハロウィン、クリスマスなどでも普段の食事よりワンランク上の料理が手軽に楽しめて、自分で作ったものと合わせて提供なども出来るのが特徴です。

実際にケータリングを利用するときの予算や依頼内容

ケータリングを実際利用するときには、料理の内容やサービスドリンク飲み放題など人数が多いほど1人あたりの単価を抑えて依頼が出来ます。

例えば1人の予算が1,000円で10人だと難しいですが、参加者が50人いるなら立食形式で行えたりします。 50名で注文した場合、予算1,000円ぐらいだと軽食の納品と設置、パーティーが終わった後機材を撤収するまでは対応してくれますが、サービススタッフやドリンクはありません。

3,000円ぐらいだとサービススタッフが付いて、アルコール付きのドリンク飲み放題で料理も提供してくれます。 4,000円程度だとスタッフやドリンク飲み放題以外に、ホテルビュッフェスタイルやフィンガーフード、スプーンフードなどボリューム感も重視し、食材の質や料理の品質など色々な要望にも応えられます。

10,000円ぐらいになると着席式のフレンチフルコースや、一流レストランのような空間演出など色々な希望も出来ます。飲み放題付きだとサービススタッフがマストで付いて、ドリンクサーブを参加者1人に対して行い、依頼者がドリンクを用意してケータリング会社がサーブだけ担当することも依頼出来ます。

事前にイベントの目的が明確になっていれば後は任せてしまうことも可能で、男女比や年齢層などこれまでの経験に照らし合わせてから、どのようなプランが最適か提案出来るため、事前準備としてどのようなパーティーをしたいかイメージを固めておくと良いです。

たくさんの実例なども用意してくれるので、希望に近い実例から実際のイメージを伝えてくれることもあります。

イベントを行う店舗の相談から当日の流れについて

最初に関西のケータリング会社へ問い合わせをするとプランナーが必要事項をヒアリングし、ここで出来る限り把握できている情報を伝えます。それから要望にあわせた概算の見積書を提出してくれて、電話や実際に会ってパーティー内容や希望を聞いて、会場の下見なども行います。

打ち合わせ後に依頼者の要望を全て叶えたときの見積もりと、予算にあわせてプランニングした見積書を出してくれ、プラン内容と見積書に納得してから発注となります。途中で人数の変更など細かいことにも対応してくれますが、利用する店舗によって変更できる締切などが違うため注意が必要です。

イベントの当日は会場へと料理と機材などを搬入し、直接バックヤードで準備など事前に指定した場所へ搬入します。事前に決めておいた箇所へ料理と装飾の設置を行い、パーティーが開始されたらドリンクの提供を開始して乾杯に供えるので、ドリンク受け渡し場所へゲストを誘導します。

イベントの最中では、料理が無くなった皿の回収や追加など、これも事前準備で決めておいた通りに進行し、終わると同時に可能な限り早い撤収作業を完了させて依頼者の手を煩わせることがありません。 撤収作業が完了したら依頼者へ挨拶を行い、現金支払いの場合は徴収も行い、請求書も渡してくれます。

まずは、事前準備の段階でどのようなパーティーにしたいかを明らかにしてから、店の得意不得意を見極めて相談することが大事です。ケータリング会社はイベントが成功するようにサポートを行います。

ケータリング会社に相談すれば、人数や準備・片付けた後のゴミ処理も対応してくれます。また招待状の制作から当日の司会者や受付・クロークまでの手配も可能です。
当日はスタッフが準備も片付けも全て行い、もちろんゴミも持ち帰ってくれます。

ケータリング会社はプロなので、こちらの要望や予算などにあわせてプランを提供してくれます。そのため事前準備として、どんなイベントを開催してどのような料理を提供し、予算などが組めるかなどを把握しておくことが重要です。

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