パーティーはどこでする？会場選びで失敗しないためのポイントとは？

セミナーやイベントの懇親会、結婚式の二次会や同窓会などパーティーを行う機会はいろいろあります。せっかく一同で集まる機会ですから、有意義な時間にできるようにしたいものです。パーティーが成功するか失敗してしまうかの分かれ目の一つは、会場選びにあります。では、会場選びで失敗しないポイントはどんなところにあるのでしょうか。

集まる人数やパーティーの質、アクセスしやすさを考える

パーティーを開催する場合、その規模や質により会場を考えることができます。大人数が参加する場合は、手狭な会議室では開催が難しく、ホテルなどで行う方が良いでしょう。また、商業目的で集客を狙ったり、商品やサービスをアピールするシチュエーションであれば、ホテルのネームバリューや豪華な設備を使用することで集客率を上げることができるはずです。

他方、比較的少人数が集まる場や予算が限られている場合は、貸会議室を利用すると人の距離が近くなってコミュニケーションが取りやすいですし、集いの内容に合わせたレイアウト変更も自由に行えるのがメリットです。

さらに考えたいのは、アクセスのしやすさです。特に関西など大都市圏で会場を決める場合は、駅から遠かったり、わかりにくい場所を会場としてしまうと、大抵の参加者は初めて来る場所となる可能性が高くなり、参加者は到着するまでに苦労することにもなりかねません。そうなると、正装の方やハイヒールを履いてくる女性の方は、集まりを十分に楽しめなくなってしまう可能性があります。

さらに配慮を払いたいのは、駐車場の有無や近くにあるかどうかです。特に関西など建物が密集している場所ですと、利用する施設に駐車場がなかったり、近くにコインパーキングなどが極端に少ない場所があります。招待状などを送る場合には、車で来る場合の道順や利用できる駐車場情報などを記載すると親切でしょう。

食事などのサービスの内容で考える

パーティーの楽しみでもあり、交流の機会で大切な要素は、食事や料理です。料理や食事の内容が残念だと、訪れた人の満足感にも影響するため、集まりの質にかなったものを用意することが大切になります。

ホテルを会場とする場合は、専任のスタッフがいるため、事前にしっかりと打ち合わせをすることで納得がいく内容のものとなるに違いありませんが、貸会議室などの場合は、借りる会場によって利用するケータリング会社のサービス内容に差があるため、よく確認したほうがよいでしょう。

特に人数が多めのパーティーの場合、飲み物を各自で注文するスタイルだと提供されるまでに時間がかかってしまいます。その点、飲み放題のケータリングサービスが利用できれば、好きなものを好きなだけ飲むことができるので、時間的なロスも増えますし、各自の満足度も高くなります。

また、ケータリングのコースの選択肢がどれほどあるかも大切な要素です。主催者側は、集まる人々の嗜好を考慮して食事内容を考えても、ケータリングにそれらの選択肢がない場合は、その希望を実現することができないからです。

さらに、追加のお料理が注文できるかどうかも、満足度に違いが出ます。主催者側でよく練った食事内容や量であっても、当日になってみなければ、参加者のおなかの空き具合はわかりません。フレキシブルに対応してもらえるかどうかも、大事なポイントと言えます。

幸いなことに関西にはケータリング会社がたくさんありますから、比較して考えてみるとよいでしょう。

利用できる設備がどうかを考慮する

どの会場を利用するにしても、備えられている設備がどんなものかを確認するとよいでしょう。大抵の会場には、多種多様な集まりに対応した音響や映像装置が備えられていて、それらを操作する専任の担当者もいることが多いものです。予算が限られている場合以外は、主催者の仕事を行えるよう、プロの担当者にお願いしたほうが、パーティーの進行や質を落とさずに済みます。

インターネットで貸し会場を検索して探しても、実際に現地で場所を見ていないのでイメージが想像できないことがあります。そんな時はケータリング会社に問い合わせて、会の主旨やスケジュールなどの情報を伝えるとその内容に合った会場候補のセレクトや、昼食・休憩時の飲料提供などの段取りも一緒に行ってくれます。
パーティーの会場が別に用意できない場合には、１５分程度の休憩時間の間に会場のセットチェンジをしてスムーズにパーティー会場に早変わりさせてくれます。事前に準備が必要なのでケータリング会社に相談して下さい。

プロの方に依頼する場合は、事前に綿密な打ち合わせをして、希望を伝えておくことが大切です。さらに、主催者側の人数が少ない場合は、スタッフを派遣してもらえるところを選ぶことも良い選択肢です。

プロの司会者にお任せすれば、パーティーの盛り上がり方に大きな差が出ます。スタッフを派遣してくれるところであれば、集まる人数や提供される料理の質などに合わせて、どんな人をどれくらい配置すればスムーズに進行できるかがわかるので、参加者に不都合な思いをさせずに済むはずです。

また、スタッフ派遣を無料で行う会場もあるので、調べてみるとよいでしょう。加えて、パーティー自体をプロデュースしてくれる会場もあります。これはパーティーを開くことに不安を抱いている主催者には願ってもないサービスと言えるでしょう。

どんなパーティーにしたいか、どんなサービスを行いたいかなどの希望を伝えることで、やり方や演出方法をアドバイスしてもらえるので、安心してパーティーを開くことができます。

パーティーの会場選びは、集まる人数やパーティーの質、提供する食事や利用できる設備などで考えると失敗せずに済みます。選ぶ際の基本は、集まる皆さんの満足する顔を思い浮かべることです。特に関西など大都市圏では、選べる会場やケータリングも多いので、参加者の嗜好に合わせたサービスを選びたいものです。

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