ケータリングで失敗しない！イベントに合わせた予算の決め方とは？

どれだけ予算があればイベントに合わせたケータリングを利用できるか気になっている方もいるのではないでしょうか。レストランでイベントを開催すると、参加者が食事を注文して予算オーバーになることがあります。しかし、ケータリングはイベント予算に合わせて決定できるので、予算オーバーになることはありません。

イベント予算に合わせたケータリングの決め方

ケータリングは、イベントの内容にマッチした食事やサービスを提供するのが前提です。予算オーバーにならないように、上手に計画を立てていきましょう。

予算に合わせて注文する

イベントの幹事になると、予算の範囲内で会場や食事の準備などを行う必要があります。参加者に満足してもらうためには、食事にも力を注ぐ必要があるでしょう。

ケータリングは高額になのではないかと思われがちですが、そんなことはありません。ケータリングはそもそも、金額別にメニューやコースが定められているため、予算の範囲内に収まりやすくなっているのです。数多くの種類を注文できるので、参加者から人気を集めているだけではなく、予算に合わせて柔軟に対応してもらえるのはとても魅力的でしょう。

参加者が食べ物を注文することがないから安くなる

レストランでイベントを開催すると、参加者が追加で食べ物や飲み物を注文するケースがあります。そのため、知らないうちに予算オーバーになることもあるでしょう。しかし、ケータリングではそのようなことがありません。運営側が準備している食事のみ提供するので、追加費用が発生しなくて済みます。ドリンクも数種類用意しますが、それ以上の種類は準備しないので追加費用が発生しません。

評価やクチコミを参考にする

実際にサービスを利用したことがある人のコメントなので参考になります。サイトではよい部分しか確認できないので、悪い部分も含めて確認しましょう。また、会場や食事の写真を確認できるので確認しておくことをおすすめします。イベント参加者にマッチしていれば問題ないでしょう。

サービス内容やオプションを確認する

幹事が希望するサービスを利用できなければいけません。サービス内容の確認だけではなく、どのサービスがオプションとなっているのか確認します。できる限り費用を抑えたい場合は、オプションを利用しない選択肢も持っておきましょう。

相談や見積もりを依頼する

サービスを申し込む前に相談や見積もりを依頼しましょう。対応していない場合もあるので注意が必要です。

必要な情報を提供する

イベントの目的、参加人数、年齢層、男女比などの必要な情報を提供しましょう。イベントの目的に沿った食事内容やサービスを提案してくれる可能性があります。

予算オーバーは嫌だ！失敗しないケータリング予算の決め方

予算オーバーしないためにも、ケータリングにかかる費用の内訳を理解してからサービスを利用しましょう。

ケータリングに含まれる費用

ケータリングは、料理だけの費用ではなく、スタッフの人件費やテーブルのセッティングにかかる費用も発生します。

予算の決め方

予算が決まっている場合は、どのサービスに重点を置くのか決定しましょう。たとえば、スタッフの人数を増やしてイベントのサービスの質を向上させる考え方やワンランク上の食事にして満足度を高める考え方などです。どちらもメリットとデメリットがあるので、デメリットを補う必要がありますが、満足できるパーティーを開催しましょう。

費用の相場

40名が参加する懇親会の場合、約30万円が相場です。また、60名が参加する社員の歓送迎会の場合は、約26万円が相場となっています。

ケータリングで失敗しないためのポイント

ケータリングで失敗しないためには、どんなことに気をつければよいのでしょうか。すべてのことを幹事はできませんが、不用意にオプションを付けるのを止めるだけで費用を抑えられます。

ドリンクが付いているか

一般的にドリンクは追加費用が発生することが多いです。そのため、幹事がドリンクを準備するという方法もあるので参考にしてみましょう。ただし、イベント会場の冷蔵庫が使用できない可能性があるので、冷たい状態で提供するほうが望ましいドリンクは、クーラーボックスなどを準備する必要があります。

スタッフは付いているか

ビールを注ぐサーバーやドリンクを注ぐドリンカーなどの専門スタッフが、イベント当日に会場で勤務します。少人数のイベントでは、幹事がサーバーやドリンカーを担当することも可能です。

搬入や搬出の費用はオプションなのか

食事やドリンクの搬入や搬出がオプションになっている場合は、幹事がスタッフのように食事やドリンクの提供、片付けを行う必要があるかもしれません。スタッフの人数を減らすと費用の負担を軽減できますが、幹事の負担が大きくなるので、上手にバランスを考えましょう。

まとめ

ケータリングでは、スタッフのサポートが不要なときは幹事がスタッフの仕事を行います。また、テーブルの上に飾る花を幹事が準備することで費用を抑えられます。このように工夫すると予算オーバーにならないので、楽しみながら工夫しましょう。相談や見積もりに応じてくれるかどうかを見極めて、イベント当日を安心して迎えられるようにしてください。

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